Achat de ressources pédagogiques autorisées

Allocation de crédit

L’allocation de crédit désigne le système financier utilisé pour l’achat de ressources pédagogiques, par le ministère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance et/ou les écoles, qui seront utilisées par les élèves et le personnel enseignant dans les écoles publiques de la Nouvelle-Écosse.

Les ressources pédagogiques peuvent être des manuels scolaires, des logiciels ou le matériel à manipuler.

Les écoles reçoivent une allocation de crédit selon le nombre d’inscriptions; les écoles peuvent y accéder afin de faire des achats à partir de la liste des ressources pédagogiques autorisées dans l’objectif de répondre aux priorités du centre régional pour l’éducation ou de l’école. Les ressources pédagogiques autorisées seront achetées du Bureau des manuels scolaires de la Nouvelle-Écosse par l’entremise d’un système d’achat en ligne.

Périodes de commande

L’allocation de crédit suit l’exercice financier; la période commence donc en avril et termine en mars. Les écoles peuvent soumettre des commandes à trois moments du cycle. Les dates changent d’année en année, mais en général les périodes sont utilisées de la manière suivante.

  • Avril – une commande importante pour l’année scolaire à venir
  • Juin – une autre commande pour l’année à venir afin de répondre aux modifications des cours. etc., survenues depuis avril
  • Octobre – matériel requis pour le reste de l’année scolaire

Après le traitement des commandes de la troisième période, les fonds restants seront attribués aux CRE respectifs pour qu’ils puissent les utiliser lors de la dernière commande en janvier.      

Prix

Veuillez noter que les prix peuvent changer au cours de l’année scolaire.

Relevé mensuel de l’allocation de crédit

Le BMSNE prépare mensuellement un relevé pour chaque centre régional pour l’éducation et chaque école qui indique le solde non dépensé au début du mois, les dépenses du mois et le solde non dépensé à la fin du mois. Le relevé préparé pour l’école indique l’allocation de crédit de 40 % et les achats de ressources pédagogiques autorisées. Les factures sont incluses pour le rapprochement des relevés.

Ce qui suit est une explication des colonnes dans le relevé.

  • Date – la date où l’entrée est imputée au compte
  • Facture – numéro de facture attribué par ordinateur
  • Numéro d’école – numéro d’identification du centre régional pour l’éducation/de l’école auquel le montant est imputé
  • Débits – le total de la facture pour chaque transaction effectuée au cours du mois précédent
  • Crédits – tout crédit appliqué au compte
  • Solde – le montant net non dépensé de l’allocation. Si le compte a un solde débiteur, la commande ne sera pas expédiée et l’école sera avisée du dépassement. Les ressources en souffrance ne seront pas facturées avant qu’elles soient reçues et expédiées aux écoles.

Réception de la commande par l’école

  • Un bordereau d’expédition pour chaque livraison se trouve dans la boite portant l’étiquette « Packing Slip Enclosed » (« bordereau de commande à l’intérieur »)
  • Vérifiez méticuleusement la présence des articles indiqués dans le bordereau et signalez par écrit au BMSNE toute omission dans les dix jours suivant la réception de la commande ou dans les dix jours suivant la rentrée scolaire en septembre, si la commande a été reçue après la fermeture de l’école. Les différends signalés après les dix jours ne peuvent pas être rectifiés par le BMSNE. La modification des quantités sera indiquée sur la ligne immédiatement après « QTY SHPD » (« quantité expédiée »). Il faut tenir compte de ces modifications lors de la vérification des quantités reçues contre les quantités commandées.     
  • Les modifications apportées par le BMSNE en raison de notifications écrites de différends dépendront du nombre de boites ou de colis reçu dans la commande. On doit demander au personnel s’occupant de la réception de compter les boites, d’en confirmer le contenu contre le bordereau d’expédition, de noter toute omission sur toutes les copies du bordereau et de conserver la copie du bordereau envoyée dans la livraison. N’acceptez aucun matériel destiné à une autre école.

Retours

  • Aucun retour n’est accepté, sauf lorsqu’une approbation écrite est reçue de la superviseure ou du superviseur du BMSNE. Toute demande de retour doit être acheminée par la direction d’école ou la personne désignée. Uniquement le matériel commandé dans le cadre de l’allocation de crédit pour l’exercice financier en cours pourra faire l’objet d’un retour. Les livres sur lesquels on a écrit ou fait des empreintes ou qui sont invendables pour quelque raison que ce soit ne seront pas acceptés. Tout retour approuvé doit être renvoyé moyennant paiement anticipé.
  • L’approbation du retour de ressources expédiées par inadvertance par le BMSNE se fait automatiquement. Lorsque l’avis d’erreur est reçu, le BMSNE confirmera l’erreur et la corrigera immédiatement. Sur le bordereau d’expédition, on demandera aux écoles de retourner les articles envoyés par erreur. Lorsque de telles erreurs surviennent, il faut retourner le matériel au BMSNE. Communiquez avec le BMSNE pour les détails d’expédition.
  • Les ressources retournées sans approbation seront renvoyées à l’école, qui aura à payer les frais d’expédition au moment de la réception.

Achats au comptant

Il se peut que, de temps à autre, l’école ait besoin de faire des achats au comptant – c’est-à-dire qu’elles n’utiliseront pas leur allocation de crédit. Les modalités suivantes s’appliquent à ces achats.

Les achats peuvent être faits par la poste ou en personne.

La taxe sur les manuels scolaires est de 5 %. La taxe sur les logiciels, le matériel de manipulation, le matériel audiovisuel et le matériel consommable comme les cahiers, les documents reproductibles et certaines trousses est de 15 %.

Les écoles qui utilisent des chèques de l’école pour faire les achats n’ont pas à payer la majoration de 20 %. Des frais de livraison et de manutention de 15 % s’appliquent au montant net de la commande (avant les taxes), le frais minimum étant de 10 $. Dans le cas des commandes pour ramassage, les frais de livraison et de manutention seront de 7,5 % de montant net de la commande (avant les taxes), le frais minimum étant de 10 $. 

Les commandes par la poste doivent inclure le titre, le numéro de code de stock et un chèque ou mandat de banque au montant du prix et des taxes applicables. Les chèques et les mandats de banque doivent être payables à l’ordre du ministre de la Finance.

Le Bureau des manuels scolaires de la Nouvelle-Écosse passe ses commandes sur demande. Lorsque la totalité du paiement des ressources pédagogiques est reçue, votre demande sera traitée. Veuillez prévoir de 3 à 6 semaines pour la livraison.

Lorsqu’une école demande un remboursement pour des achats au comptant, le montant sera versé au centre régional pour l’éducation qui, à son tour, remboursera l’école.

Pour de plus amples renseignements ou de l’aide, veuillez communiquer avec le BMSNE.